NRW.INVEST

Aufgabe:

  • Entwicklung einer cloudbasierten Software zum digitalen Einladungs- und Gästemanagement bei Veranstaltungen

NRW.INVEST ist die Wirtschaftsförderungsgesellschaft des Landes Nordrhein-Westfalen.

Umsetzung:

Um das Eventmanagement von NRW.INVEST zu optimieren, entwickelten DIE PR-BERATER eine cloud-basierte Softwarelösung, die den gesamten Einladungsprozess und Gästeempfang bei Veranstaltungen digitalisiert.
Im Redaktionssystem des Tools DPR-EASY-EVENT werden Veranstaltungen mit wenigen Klicks erstellt. Nach einmaliger Eingabe von Texten, Daten und Bildern erstellt die Software automatisch sämtliche für den Einladungsprozess relevanten Produkte: Einladungs-E-Mail, Landing Page zur Registrierung der Gäste, Ticket-E-Mail, Namensschilder und einen individuellen Begrüßungsbildschirm für jeden Gast.

Der Versand von Save the Date, Einladung oder Reminder wird komplett aus dem Tool heraus gesteuert. Bei international besetzten Veranstaltungen kann der Kunde die Möglichkeit nutzen, mehrsprachig über das Tool einzuladen. Die Veranstalter können im System in Echtzeit verfolgen, wer eingeladen wurde, sich an- oder abgemeldet hat und letztlich vor Ort bei der Veranstaltung ist. VIP-Gäste erhalten über das System eine spezielle Betreuung, ihnen zugewiesene Mitarbeiter werden per SMS informiert, wenn der jeweilige Gast eingetroffen ist. Beim Check-in werden alle Gäste der Veranstaltung personalisiert über einen Bildschirm begrüßt und erhalten in Echtzeit ihr Namensschild im Ausdruck.

DPR-EASY-EVENT ist ein browserbasiertes Tool und damit Hardware- und Systemunabhängig. Die Bedienung gestaltet sich für den User einfach, selbsterklärend und effizient.
NRW.INVEST setzt DPR-EASY-EVENT bei zahlreichen großen und kleinen Veranstaltungen im Jahr ein, dazu gehören der jährliche NRW.INVEST AWARD sowie das Business and Investors Forum China mit jeweils rund 500 Gästen.

 
 
Das Eventmanagement Tool DPR-EASY EVENT im Einsatz vor Ort für NRW.INVEST beim Business and Investors Forum China 2016Das Eventmanagement Tool DPR-EASY EVENT im Einsatz vor Ort für NRW.INVEST beim Business and Investors Forum China 2016 – Der BegrüßungsbildschirmDas Eventmanagement Tool DPR-EASY EVENT im Einsatz vor Ort für NRW.INVEST beim Business and Investors Forum China 2016Das Eventmanagement Tool DPR-EASY EVENT im Einsatz vor Ort für NRW.INVEST beim Business and Investors Forum China 2016Das Eventmanagement Tool DPR-EASY EVENT im Einsatz vor Ort für NRW.INVEST beim Business and Investors Forum China 2016DPR-EASY EVENT – Backend Ansicht der EventverwaltungDPR-EASY EVENT – Ticket E-Mail Vorschau mit QR-Code zum Einchecken vor Ort und dem Programm der VeranstaltungDPR-EASY EVENT – Backend Ansicht der Liste für die Eingeladenen Gäste, Ansicht der Eingabemaske für Teilnehmende Gäste